Le occasioni possono essere le più svariate: rispondere a un cliente, chiedere assistenza a un fornitore, aggiornare un collega su un progetto in corso. Scrivere e-mail di lavoro in inglese corrette ed efficaci è l’obiettivo di molti. In questo post troverai consigli ed espressioni utili da usare in caso di bisogno. Buona lettura!

È arrivato il momento di metterti alla prova: anche se non serve conoscere la lingua alla perfezione o essere un copywriter, scrivere un’e-mail in inglese può richiederti tempo ed energie se non sai come esprimere dei concetti precisi.

Chi lavora o desidera lavorare in una realtà in cui l’inglese è l’idioma veicolare, sa che essere in grado di gestire la comunicazione scritta in una lingua diversa dalla propria è una competenza utile e apprezzata. Ecco perché ho deciso di mettere a disposizione consigli e frasi utili per aiutarti nell’impresa.

Ma prima…

In molti pensano che, in caso di bisogno, scrivere due righe in inglese non sia così difficile: basta ripescare qualche reminiscenza scolastica o affidarsi ai traduttori automatici, giusto? La verità è che, quando si tratta di lavoro, l’approssimazione può costare cara. Infatti, un’e-mail scritta male può:

1. creare confusione: dilungarsi sui dettagli o scrivere paragrafi troppo lunghi può disorientare il destinatario e creare dubbi sull’obiettivo del messaggio. Per evitare questo problema: scrivi e-mail brevi e puntuali inserendo l’informazione principale all’inizio. Se hai molte cose da dire, meglio fissare un appuntamento telefonico.
2. offendere: dato che nelle e-mail il non-verbale è completamente assente, il rischio è che qualche espressione (per noi non offensiva) venga fraintesa. Per evitare questo problema: resta sul professionale e conserva commenti o battute per gli incontri face-to-face.
3. causare ritardi: un’e-mail contenente errori può intralciare la realizzazione di un progetto. Per evitare questo problema: verifica che il tuo messaggio sia di facile (e veloce) comprensione, controlla che non ci siano errori grammaticali o di sintassi e chiediti “Se ricevessi questo messaggio senza sapere nulla sull’argomento, mi aiuterebbe a capire cosa fare o sarei costrett* ad alzare il telefono per chiedere spiegazioni?”

Se dubiti ancora di doverti impegnare per scrivere delle e-mail efficaci in inglese, considera che:

• oltre l’80% dei professionisti preferisce l’email per le comunicazioni di lavoro. (fonte: Adobe)
• il 50% del consumatori preferisce comunicare con i brand via email. (fonte: Adobe)

Inoltre ricorda che:

“Trust takes years to build, seconds to break, and forever to repair.”

Una volta appurato che vale la pena dedicare la giusta attenzione alla creazione di un’e-mail, passiamo alle frasi che potranno esserti d’aiuto.

Dopo il saluto iniziale (Dear, Hello o il più informale Hi), puoi continuare con:

• I hope you are fine. > Spero che tu stia bene.
• Greetings from… > Saluti da…
• It is a pleasure to be in touch with you again. > È un piacere risentirti.
• Welcome back to work! I hope you had a great holiday. > Bentornat* a lavoro! Spero che tu abbia trascorso delle buone vacanze.
• I hope this email finds you well. > Spero che tu stia bene.

• I’m writing in reference to… > Scrivo in merito a…
• I’m writing to enquire about… > Scrivo per avere informazioni su…
• I refer to your email of… > Con riferimento alla tua email del …
• With reference to our conversation/meeting last week,> Con riferimento alla nostra conversazione/al nostro incontro della scorsa settimana,
• I apologize for the delay in replying. > Mi scuso per il ritardo nella risposta.
• I’m sorry for taking so long to get back to you. > Scusa se ti rispondo con così tanto ritardo.
• It was great to see you again on Monday. > È stato un piacere incontrarti di nuovo lo scorso lunedì.

• Thank you for your email. > Grazie per la tua email.
• Thanks for getting back to me so quickly. > Grazie per la tua veloce risposta.
• Thank you for finding the time to meet me. > Grazie per aver trovato il tempo per incontrarmi.
• Thanks for your help with… > Grazie per avermi aiutat* con…
• Thanks for the update. > Grazie per l’aggiornamento.
• Thanks for looking into this/that. > Grazie per esserti occupat* di…
• Thanks for the heads up! > Grazie per la dritta!

• I’m delighted to tell you that… > Ho il piacere di comunicare che…
• This is to inform you that… > La presente per informarti che…
• We are excited to inform you that… > Sono emozionat* nel comunicarti che…
• You will be pleased to learn that… > Sarai felice di sapere che…
• I’m really pleased to tell you that… > Sono molto liet* di dirti che…
• I’d like to tell you that… > Vorrei dirti che…
• I’ve got good news for you. > Ho belle notizie per te.
• Just to let you know… (informale) > Volevo farti sapere che…

• It is my unfortunate duty to tell you that… > È mio dovere informarti che…
• I regret to inform you that… > Mi spiace informarti che…
• I’m sorry to announce that… > Mi spiace comunicare che…
• I’m afraid I won’t be able to… > Temo di non poter…
• Unfortunately… > Sfortunatamente…
• I’m afraid that… > Temo di…

• I’d like to call your attention to… > Vorrei richiamare la tua attenzione su…
• I’d like to emphasize that… > Vorrei sottolineare che…
• Please note that… > Ti prego di notare che…

• Any assistance you could give me in this matter would be greatly appreciated. > Un tuo supporto in merito all’argomento sarebbe molto gradito.
• How do you think we should deal with this? > Come pensi che dovremmo affrontare questa situazione?
• What do you think is the best way to proceed? > Quale pensi sia il miglior modo di procedere?
• I’d like to hear your thoughts. > Mi farebbe piacere sapere cosa ne pensi.
• What would you advise? > Cosa consiglieresti?
• Would you mind sending me… > Ti dispiacerebbe inviarmi…
• I was wondering if you could… > Volevo sapere se potevi…
• My last question is about… > La mia ultima domanda riguarda…

• The information you requested is attached. > In allegato l’informazione richiesta.
• Please find attached… > In allegato trovi…
• More information on this is available at www… > Trovi maggiorni informazioni su www…
• Please see the information below for more details. >  Vedi in basso per maggiori informazioni.

• I’d appreciate if you could reply at your earliest convenience. > Ti sarei grato per una tua risposta rapida.
• This is an urgent matter, please let me know as soon as possible. > Data l’urgenza della questione, rispondimi al più presto.
• I would be grateful if you could give this matter your urgent attention. > Sarei grato se  potessi dare alla questione la dovuta attenzione e sollecitudine.

• I look forward to hearing from you. > Attendo una tua risposta.
• Do not hesitate to contact me again if you need any further information. > Per qualsiasi domanda non esitare a contattarmi.
• Let me know if there’s anything else I can help you with. > Fammi sapere come posso esserti d’aiuto.
• Please feel free to contact me if you have any questions. > Contattami per qualsiasi chiarimento.

• I’ll get back to you as soon as I can. > Ti farò sapere appena possibile.
• I’ll keep you posted. > Ti terrò aggiornat*.
• I’ll let you know. > Ti farò sapere.
• Let me know. > Fammi sapere.

• Sincerely, > Cordiali saluti,
• Regards, > Saluti,
• Best regards, > Cordiali saluti,
• All the best, > Cordialmente,