Hai un atto pubblico che deve viaggiare tra l’Italia e l’estero e non sai se serve l’Apostille e/o la traduzione giurata? No problem, è una domanda che ricevo spesso. Apostille e traduzioni giurate sono due passaggi diversi ma collegati: entrambi servono a dare valore legale a un documento in un altro Paese. In questa guida ti spiego, in modo chiaro e pratico:
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cos’è l’Apostille e quando serve;
- cosè la traduzione giurata e quando serve;
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come funziona la traduzione giurata, sia per documenti stranieri da presentare in Italia che per documenti italiani destinati all’estero.
Cos‘è l’Apostille e quando serve
L’Apostille è un’attestazione ufficiale che conferma l’autenticità della firma, della qualifica e del timbro del pubblico ufficiale che ha sottoscritto un documento pubblico.
È prevista dalla Convenzione dell’Aia del 1961, nata per semplificare la circolazione dei documenti tra i Paesi che ne fanno parte, evitando passaggi più lunghi come la legalizzazione presso ambasciate o consolati.
In parole semplici, l’Apostille è un timbro o un foglio aggiuntivo che viene applicato al documento per certificarne la validità formale. In questo modo, il documento può essere riconosciuto come autentico all’estero (o in Italia, se proviene da un altro Paese aderente alla Convenzione).
L’Apostille serve ogni volta che un documento pubblico deve essere utilizzato in un Paese estero che ha aderito alla Convenzione dell’Aia. Facciamo due esempi pratici:
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un certificato di nascita o di matrimonio emesso all’estero e da presentare in Italia;
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un titolo di studio o un certificato universitario da utilizzare e far valere in un altro Paese.
Se il Paese di destinazione non ha aderito alla Convenzione dell’Aia, non si può usare l’Apostille: in quel caso serve la legalizzazione.
Attenzione: l’Apostille non sostituisce la traduzione giurata e non riguarda il contenuto del documento, ma solo la sua validità formale. In altre parole, certifica che il documento è autentico, ma non entra nel merito di ciò che è scritto al suo interno. Per il contenuto, entrano in gioco le traduzioni, in particolare, quelle giurate. Scopriamo di cosa si tratta.
Cos‘è la traduzione giurata e quando serve
La traduzione giurata, chiamata anche traduzione asseverata, è una traduzione che acquisisce valore legale grazie a un atto formale di giuramento. In pratica, il traduttore professionista dichiara davanti a un pubblico ufficiale (generalmente in tribunale, dal Giudice di Pace o da un notaio) che la traduzione svolta è fedele e conforme al testo originale. Questo passaggio serve a far sì che il documento tradotto abbia la stessa validità legale dell’originale. Il traduttore diventa quindi responsabile, a livello civile e penale, del contenuto della traduzione.
La traduzione giurata è necessaria quando un documento deve essere presentato a uffici pubblici, consolati, università o enti esteri. Alcuni esempi concreti in cui può servire:
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certificati di nascita, matrimonio, morte o residenza;
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diplomi, titoli di studio o certificazioni scolastiche e universitarie;
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documenti notarili, contratti o atti giudiziari.
In sintesi, la traduzione giurata è richiesta ogni volta che un documento ufficiale deve mantenere la validità legale in un altro Paese. Per saperne di più leggi l’articolo dedicato alle traduzioni asseverate. Chiarito di cosa stiamo parlando, entriamo nel merito della procedura per permettere a un atto redatto in un Paese di mantenere lo stesso valore all’estero.
Documenti provenienti dall’estero da far valere in Italia
Se un documento arriva dall’estero e deve essere presentato in Italia (per esempio un certificato di nascita o di matrimonio), i passaggi da seguire sono i seguenti .
1. Verificare le richieste del destinatario finale (ente italiano)
Prima di procedere, è sempre utile chiedere direttamente all’ente destinatario italiano (università, consolato, ufficio pubblico) cosa è richiesto: traduzione giurata (con o senza Apostille), traduzione certificata o altro. Se è richiesta la traduzione giurata, seguire i seguenti step.
2. Apostille o legalizzazione
Se il Paese d’origine aderisce alla Convenzione dell’Aia, il documento deve essere apostillato dall’autorità locale competente.
Se il Paese d’origine non aderisce, può servire la legalizzazione consolare presso l’ambasciata o il consolato italiano di quel Paese.
3. Traduzione
Il documento deve essere tradotto in italiano da un traduttore professionista, preferibilmente specializzato in traduzioni giurate.
4. Giuramento (o asseverazione)
La traduzione giurata (o asseverata) è il passaggio che conferisce valore legale alla traduzione: il traduttore giura che la traduzione è fedele al testo originale. Viene svolta davanti a un funzionario del Tribunale/Giudice di Pace o a un notaio.
Esempio
Un certificato di matrimonio rilasciato in Australia dovrà essere apostillato in Australia (prima di essere spedito in Italia), poi tradotto in italiano da un traduttore professionista e giurato in Italia. A questo punto potrà essere registrato da chi di competenza, senza bisogno di ulteriore Apostille.
Documenti italiani destinati all’estero
Se il documento è stato emesso in Italia e deve essere utilizzato in un altro Paese (per esempio per motivi di lavoro, studio o matrimonio), il procedimento è simile ma parte dall’Italia.
1. Verificare le richieste del destinatario finale (ente straniero)
Prima di procedere, è sempre utile chiedere direttamente all’ente destinatario straniero (università, consolato, ufficio pubblico) cosa è richiesto: Apostille/legalizzazione, traduzione giurata, traduzione certificata o altro. Se è richiesta la traduzione giurata, seguire i seguenti step.
2. Apostille (o legalizzazione)
Per atti giudiziari o notarili, l’Apostille (o la legalizzazione) viene rilasciata dalla Procura della Repubblica
Per certificati anagrafici o amministrativi, l’Apostille (o la legalizzazione) dalla Prefettura
3. Traduzione
Il documento deve essere tradotto nella lingua del Paese di destinazione da un traduttore professionista, preferibilmente specializzato in traduzioni giurate.
4. Giuramento (o asseverazione)
La traduzione giurata (o asseverata) è il passaggio che conferisce valore legale alla traduzione: il traduttore giura che la traduzione è fedele al testo originale. Viene svolta davanti a un funzionario del Tribunale/Giudice di Pace o a un notaio.
5. Apostille (o legalizzazione) della traduzione giurata
Una volta che la traduzione è stata asseverata è necessario recarsi presso la Procura della Repubblica per far Apostillare (o legalizzazione). Il fascicolo finale sarà dunque composto da: atto originale in italiano (apostillato o legalizzato come necessario), traduzione, verbale di giuramento, apostille o legalizzazione (di solito apposta sul retro del verbale di giuramento).
Esempio
Un certificato penale italiano destinato al Canada dovrà essere apostillato in Prefettura poi tradotto in inglese. Una volta che la traduzione sarà pronta potrà essere giurata e apostillata. Alcuni enti canadesi accettano la traduzione giurata italiana, altri chiedono una traduzione certificata effettuata in loco.
Altre info utili
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Quando si traduce un documento che riporta già un’Apostille o una legalizzazione, è importante ricordare che anche quella parte va tradotta. L’Apostille, infatti, è parte integrante del documento: contiene informazioni ufficiali come il nome dell’autorità che l’ha rilasciata, la data, il numero di registrazione e la firma o il timbro. Tutti questi elementi devono essere compresi nel testo tradotto, poiché saranno oggetto del giuramento in tribunale (nel caso di traduzione giurata).
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In alcuni casi può essere sufficiente una traduzione certificata, cioè una traduzione accompagnata da una dichiarazione firmata dal traduttore professionista, la quale attesta che il testo tradotto corrisponde fedelmente all’originale. Questa opzione è più snella ed economica, perché non richiede il giuramento davanti a un pubblico ufficiale. Tuttavia, non è sempre accettata in quanto priva di valore legale. Come scritto sopra, è meglio verificare per tempo con il destinatario finale. In genere, la traduzione certificata può bastare:
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per pratiche non ufficiali o interne (ad esempio candidature, iscrizioni o presentazioni);
- per documenti destinati a enti privati (come agenzie o aziende);
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per documenti che non devono essere depositati presso tribunali o uffici pubblici esteri.
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